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BatchFlow- Kommissioniersystem

Die Modernisierung der Arzneimittelversorgung wurde auch nach Ausbau des Arzneimittellagers konsequent weiter fortgeführt. Mit Einbau des halbautomatischen Kommissionierautomaten BatchFlow im Sommer 2004, erreichte die Optimierung der Arzneimittelausgabe einen vorläufigen Höhepunkt.



Das BatchFlow- Kommissioniersystem wurde von den Firmen HDSysteme und P@P- Picking Systems GmbH entwickelt und in Konstanz weltweit zum ersten Mal in einer Klinikapotheke installiert. Die Vorrausetzung zur Inbetriebnahme des Kommissionierautomaten ist das StockFlow Regalsystem. Da dieses bereits mit dem Apothekeausbau installiert worden war, konnte der Kommissionierautomat mit wenigen weiteren Umbaumaßnahmen in die StockFlow-Regale integriert werden. Diese Regalschübe lassen sich zur Beladung ausziehen. Damit wird die Umsetzung des First-In-First-Out-Prinzips" stark erleichtert. Um das Potential eines Kommissionierautomaten voll auszuschöpfen, bedarf es unbedingt eines elektronischen Bestellprogramms, mit dem es möglich ist, die Aufträge möglichst direkt an den Kommissionierautomaten zu übergeben.

Apothekenbestellprogramm

Schon vor Inbetriebnahme von BatchFlow, wurde in Zusammenarbeit mit der Softwarefirma ISC-Consulting AG Rosenheim das Online- Bestellprogramm eStafo (elektronische Stationsanforderung) entwickelt und erfolgreich etabliert. eStafo ist in seiner graphischen und terminologischen Konzeption bewusst an, aus dem Internet bekannte, Online- Bestellprogramme angelehnt. Die eStafo Software beruht auf der Anwendung von Java- Servlets und SAP/R3 MM, womit eine einfache Anbindung an das bestehende SAP- Warenwirtschafssystem gewährleistet war. Einer der vielen Vorteile der Verknüpfung von eStafo mit dem BatchFlow Kommissionierer besteht für die Apotheke z. B. darin, dass nach Abarbeitung eines Kommissionierlaufs die ausgegebenen Arzneimittel direkt aus SAP abgebucht werden. Für die Stationen ist ein Vorteil von eStafo, eine individuell auf den Bedarf der Station zugeschnittene Hitliste mit jenen 140 Artikeln, die am häufigsten von einer Station angefordert werden. Die Hitlisten jeder Station werden wöchentlich aktualisiert.

BatchFlow- Fördertechnik

Der prinzipielle Aufbau der BatchFlow- Fördertechnik ist einfach und robust. Die vier in die StockFlow Regale integrierten Förderbänder enden stirnseitig in einen Linearsorter. Die Förderbänder sind durch Stollen in separierte Auftragsfelder untereilt. Jedes Band ist mit zwei Kommissionierübergaben ausgestattet, in die die entsprechenden Artikel gelegt werden. Mittels WLAN Technik wird den Bedienern auf einem Handheld mitgeteilt, welche Artikel in welchen Mengen auf das Band zu legen sind. Der Linearsorter fährt die Förderbänder an, übernimmt die kommissionierten Artikel aus den Auftragsfeldern und verteil diese in die 13 bereitgestellten Versandbehälter. Die BatchFlow- Fördertechnik ist so ausgerichtet, dass Artikel bis zu drei Litern Volumen in einem Auftragsfeld kommissioniert werden können. Aber auch sehr kleine Artikel werden problemlos in die richtige Wanne verteilt. So können alle Artikel des Arzneimittellagers, einschließlich der Kühlartikel, über den BatchFlow- Kommissionierer kommissioniert werden. Die schweren und großvolumigen Artikel des Infusionslagers können zwar nicht durch die Fördertechnik auf die Wannen verteilt werden, aber die BatchFlow- Software zeigt auf einem eigenen Scanner die angeforderten Waren an. Zusätzlich werden spezielle Kommissionierlisten für das Personal generiert, anhand derer ein Mitarbeiter Infusionen und enterale Ernährung an die Stationen verteilt.

Artikel die neben das Band fallen, oder die, die falsch in die Kisten sortiert werden, sind äußerst selten. Die Fehlerhäufigkeit liegt im Promillebereich. Hin und wieder verklemmen sich Artikel, auf dem Sorter, das System registriert dies aber sofort, stoppt die Kommissionierung und gibt ein akustisches Warnsignal. Verkeilte Artikel können daraufhin von Hand gelöst werden und die Kommissionierung kann wieder aufgenommen werden.

Die Batchflow- Software besteht aus zwei Komponenten:

• Die BatchFlow- Anlagensteuerung (synonym: der BatchFlow- Steuerrechner): Dieses Programm dient zur Steuerung der Fördertechnik und koordiniert den Dialog zwischen Bediener und Kommissionierautomaten.
  
  
• Der BatchFlow- Leitrechner: Dieses Programm übernimmt die Anforderungen aus SAP, generiert daraus die Auftragsdateien für den Kommissionierer und bucht die ausgegebenen Artikel sofort aus dem aktuellen SAP- Bestand ab.

Die BatchFlow- Anlagensteuerung übernimmt nicht nur die Kommunikation zwischen Bediener und Automaten, sie bietet auch eine detaillierte Übersicht sämtlicher Arbeitschritte des aktuellen Kommissionierlaufs. Durch verschiedene integrierte Serviceprogramme übernimmt der Steuerrechner des Weiteren das Fehlermanagement.

BatchFlow- Leitrechner

Der BatchFlow- Leitrechner ist das Kernstück der gesamten BatchFlow- Technik. An den BatchFlow- Leitrechner werden die Anforderungen geschickt und dieser generiert daraus das so genannte "Batch" (Batch: engl.: das Bündel), ein "Kommissionier- Auftragsbündel". Ein Auftragsbatch besteht aus all jenen Artikeln eines Übergabebereichs, die die verschiedenen Stationen anfordern. Die Abarbeitung eines Batches durch den Bediener geschieht auftragsrein, d. h. losgelöst von der Anforderung einer bestimmten Station. Der Bediener bearbeitet in einem Kommissionierübergabebereich die Artikelanforderungen mehrer Stationen gleichzeitig, während der Kommissionierautomat die Verteilung der Waren in die Transportkisten übernimmt. Vorraussetzung für die Bildung eines Batches und das Prinzip, nach dem die Waren in die Wannen der entsprechenden Stationen verteilt werden, sind "definierte Lagerorte", die für jedes Produkt des Lagers sowohl im Leitrechner als auch in SAP hinterlegt sind. Vor Inbetriebnahme des Kommissionierautomaten wurde für jedes Präparat das Volumen, die Stückzahl pro Packung und die genaue Lage innerhalb des Regalsystems in SAP eingepflegt. Die definierten Lagerorte mehrer Artikel werden schließlich bereichsweise einer bestimmten Übergabestelle an dem entsprechenden Förderband zugeordnet. Ein definierter Lagerort beinhaltet also eine exakte räumliche Zuordnung jedes einzelnen Präparates, anhand dessen der Leitrechner die Verteilung der Ware auf die Transportkisten vornimmt.

Vorteile der Batchkommissionierung

Der große Vorteil der Batchkommissionierung gegenüber der herkömmlichen Kommissionierung liegt in der Wegeoptimierung für das Personal. Früher musste für jede einzelne Stationsanforderung mit Wagen durch die Regalreihen gegangen werden, heute bewegt sich der Bediener nur noch innerhalb eines Übergabebereichs und bearbeitet die Anforderungen mehrer Stationen gleichzeitig.

Arbeitet an jedem der vier Bänder ein Kommissionierer, so liegt die Pickleistung (die Entnahme einer Packung aus dem Regal wird als "Pick" bezeichnet) bei 800 Kommissionierzeilen pro Stunde (entsprechend 2000 Picks). Rechnet man die nötigen Kistenwechsel mit ein, so liegt die Leistung bei 600 Zeilen (entsprechend 1500 Picks).

Insgesamt ist diese Pickleistung so hoch, dass noch zwei weitere kleinere Klinikstandorte in die Versorgung mit aufgenommen werden konnten, ohne dass zusätzliches Personal für die Kommissionierung eingestellt werden musste. Gegenüber der früher praktizierten Kommissionierung schreitet die Kommissionierung mit BatchFlow wesentlich zügiger voran. Im Schnitt ist die Arzneimittelausgabe ca. eine Stunde früher beendet.

Die großen Vorteile des BatchFlow- Kommissionierers gegenüber anderen Kommissioniersystemen, wie z. B. Unit- Dose- Systemen, besteht in der Möglichkeit alle Arzneiformen zu kommissionieren und in seiner Leistungsfähigkeit, mit der auch ein Versorgungsauftrag bis zu 2500 Betten ohne Probleme bewerkstelligt werden kann.

Der Apotheke des Klinikum Konstanz ist mit der Umstellung des Regalsystems auf StockFlow- Regale, der Einführung des Onlinebestellprogramm eStafo und des BatchFlow- Systems, die Schaffung eines modernen, ausbaufähigen Kommissioniersystems gelungen, das längerfristig zukünftigen Anforderungen genügt.

© Klinikum Konstanz

Abb: Linearsorter beim Befüllen der Transportkisten
Links im Bild ist der Steuer- und Leitrechner abgebildet, darüber ist der ComPoint der WLAN Signaltechnik zu sehen. Unter dem Rechner ist der Motor zu erkennen der den Sorter auf der Führungsschiene entlang bewegt.

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Abb: Mitarbeiterin bei der Kommissionierung
Die Mitarbeiterin hat in einem Kommissionierbereich Ware in die entsprechende Übergabe gelegt und das Band hat die Auftragsfelder vorgetaktet. Von ihrem Handterminal erhält sie Information, welcher Artikel als nächstes auf das Band gelegt werden soll.

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Abb: eStafo Bestellmaske
Dies ist der zentrale Eingabebildschirm von eStafo. Links befinden sich die Eingabefelder der Suchkriterien, auf der rechten Bildschirmseite kann die Suche modifiziert werden, in der Mitte sind die verschiedenen Aktionsbuttons angeordnet

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Abb: Linearsorter beim Befüllen der Arzneimittelkisten

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